Méthodologie des 5S

Introduction

I.      Définition des 5S

II.     La méthodologie de mise en place

III.   Les points clés d’application

IV.    Les domaines concernés

Conclusion

Introduction

Les 5S est certainement l'un des outils qualité de la Qualité Totale à développer en priorité dans les entreprises.

Il s'agit d'une démarche professionnelle qui ne peut pas s'improviser. Elle a pour objectif des enjeux économiques et de progrès permanent.

L'une des premières étapes, sinon la première, doit porter sur la propreté et la bonne organisation des bureaux et des postes de travail dans l'entreprise.

Tous les services de l'entreprise sont concernés, de la prise de la commande à l'expédition du produit. Ce serait une faute de considérer que seuls les ateliers peuvent et doivent pratiquer cette démarche.

La qualité d'une entreprise est jugée par sa clientèle à travers sa tenue, son allure, la présentation de son accueil, de son réseau commercial, de son siège social et de la première impression qu'elle donne au travers de l'organisation de ses ateliers.

5S tire son origine de la première lettre de chacune des 5 opérations à conduire dans cette technique. On peut les traduire approximativement par :

	Mot Japonais		Traduction		Interprétation
	Seiri		Débarras		Trier
	Seiton		Rangement		Ranger
	Seiso		Nettoyage		Nettoyer
	Seiketsu		Ordre		Conserver en ordre et propre
	Shitsuke		Rigueur		Formaliser et impliquer

Cette démarche basée sur un management participatif joue un rôle essentiel dans la prévention des accidents, puisqu'à terme, il n'est plus nécessaire de rappeler les règles de sécurité, car on note naturellement une plus grande ouverture d'esprit vers l'application des consignes.

Nous donc dans une première partie une définition des 5S, puis dans une deuxième partie, nous aborderons la méthodologie de la mise en place des 5S, avant de voir les points clés d’application dans une troisième partie, et enfin dans une dernière partie, nous aborderons les domaines concernés.

I.		Définition des 5S
		Mot Japonais	Traduction		Interprétation
		Seiri	Débarras		Trier

Le sens premier de débarrasser est "dégager de ce qui embarrasse".

Seiri ou " l’art de savoir jeter ". Nous ne savons pas jeter… La preuve, c’est que nous gardons ce qui ne nous sert pas !

Dans le contexte des 5S, cela signifie faire la différence entre l’indispensable et l’inutile et se débarrasser de tout ce qui encombre le poste de travail.

	Mot Japonais		Traduction		Interprétation
	Seiton		Rangement		Ranger

Au sens propre du terme, ranger signifie mettre les choses en ordre rapidement et couvre implicitement toutes les procédures nécessaires à cet effet.

Tant qu’on utilisera des objets, on aura besoin des les avoir à portée de main, ce qui explique que le rangement doit être fait chaque jour. On évite ainsi de perdre du temps à chercher. Pouvoir ranger et retrouver en 30 secondes documents et outils usuels est un objectif tout à fait possible.

	Mot Japonais	Traduction	Interprétation
	Seiso	Nettoyage	Nettoyer

Une fois chaque chose à sa place, il faut veiller à la propreté des lieux. C’est la phase SEISO. Le dictionnaire donne du verbe nettoyer la signification suivante :

" Rendre net, propre en débarrassant de tout ce qui ternit ou salit ".

Dans le contexte des 5S, cela signifie éliminer les déchets, les saletés, les corps étrangers afin que le poste de travail et son environnement soit propre.

	Mot Japonais	Traduction	Interprétation
	Seiketsu	Ordre	Conserver en ordre et propre

C’est ce que vous obtenez lorsque vous avez pris l’habitude de vous débarrasser des objets inutiles, de ranger et de nettoyer. C'est, après avoir nettoyé et éliminé les causes causes de salissures, faire briller puis repeindre avec une peinture claire et brillante. Il s'agit là de développer des habitudes (appliquer les règles) et un effort constant que tout reste en ordre.

	Mot Japonais	Traduction	Interprétation
	Shitsuke	Rigueur	Impliquer et Formaliser

L'objectif est de mettre en place un système permettant de faire des progrès et de ne pas revenir en arrière.

Sur le terrain, on applique ce qui a été décidé : Qui, Quoi, Quand, Comment les tâches sont réparties.

II.    La méthodologie de mise en place

Constituer le comité d’animation 5S

La structure d’animation de la démarche 5S doit se calquer sur la structure hiérarchique. Elle doit rassembler au sommet des membres de la direction et fonctionner à la base au travers des cercles de qualité. Le responsable de chaque unité de travail sera responsable de l’animation des 5S dans son unité, mais sera néanmoins encadré par un animateur 5S.

Définir la politique des 5S

Une fois ces principes établis, cette instance aura pour mission de définir la politique des 5S.

Mettre en place des groupes de travail, définir des objectifs spécifiques et des délais Dès lors, chaque équipe aura des objectifs et des calendriers qui lui seront propres, ce qui évitera de donner l’impression d’une multiplication inutile des efforts.

Définir le plan d’action 5S

Il convient donc d’établir un plan d’action 5S et de l’appliquer. La première règle est de définir un plan en fixant des délais pour chaque action. Il est nécessaire d’utiliser des fourchettes assez larges (1 an, 2 ans, etc…) et de surveiller en permanence ce calendrier en s’efforçant de le réaliser. De plus, le plan doit prévoir des réunions et des rapports pour faire le point sur les objectifs et recenser ceux qui ont été atteints. Il ne faut surtout pas limiter la participation à ces réunions à quelques personnes.

Mettre en place un plan d’action 5S et des indicateurs d’évaluation.

Il faut savoir avant toute chose que lorsqu’une décision est prise, il faut l’appliquer (se débarrasser de tout ce dont on n’a plus besoin, entreprendre un grand ménage, consacrer chaque jour 3 minutes au nettoyage).

De même, il convient de créer des outils adaptés et de les utiliser (étagères et tables spéciales pour le rangement des objets, des étiquettes et panneaux d’instructions). Ensuite, il faut faire des choses qui exigent des améliorations préalables (placer des capots pour éviter les projections de copeaux et prendre des mesures pour éviter les fuites).

Enfin, il faut engager des actions qui nécessitent l’aide des autres services (réparer des machines, changer l’agencement d’un atelier, prévenir les fuites d’huile).

Dès lors, les actions menées sur le terrain, il faut mettre en place des indicateurs pour suivre l’évolution des actions 5S. Par exemple, des indicateurs de propreté qui serait évalué par des gammes de nettoyage, ou encore des groupes de travail afin de suivre l’évolution (avant, pendant, après).

Suivre le plan d’action 5S

Il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisés beaucoup d’efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que les mauvais, car l’identification des problèmes est le premier pas vers l’amélioration.

III.  Les points clés d’application

Opération Débarrasser - Trier

Le résultat de l'opération doit être visible :

•    ne pas hésiter à jeter

•    faire un grand nettoyage de printemps (repeindre éventuellement)

•    délimiter et identifier de façon très visible la zone du chantier

Avant le débarras et le grand nettoyage initial :

•    Montrer la détermination de la direction et de l'encadrement,

•   Chacun doit participer activement : informer et solliciter le personnel concerné,

•    Réaliser un planning des opérations Tri, Débarras et Nettoyage initial,

•    Prévoir l'assistance de la maintenance,

•   Faire vivre le tableau de communication, l'utiliser continuellement (audits, post-its, plan d'action,...)

•    Prendre des photos et les afficher.

Pendant la phase de débarras :

•    Veiller à ce que l'on atteigne l'état de référence,

•   Si des points posent problèmes, remonter sans délai l'information et mobiliser les compétences pour les résoudre,

•   Profiter du nettoyage pour détecter les anomalies (causes de salissures, desserrages, fuites, déformations, casses,...)

•    Prendre des photos et les afficher

•    Déterminer des priorités dans les nettoyages et rangements,

•    Ecrire les gammes et les procédures de rangement pour ces priorités,

•   Programmer en fin de chaque poste 5 minutes 5S pour appliquer gammes et procédures précédemment établies.

Opération ranger

Le résultat de l'opération doit être visible :

•   Les zones doivent être clairement délimitées (allées, zones de travail, zones à risques,...)

•    Les objets et les zones d'affectation doivent être identifiées,

•    Il doit être possible de repérer facilement les objets manquants

•    Le système de nettoyage doit être visible (kit de nettoyage, bacs à déchets),

•    Utiliser des couleurs vives et contrastées ainsi que des symboles.

Les objets à fréquence d'emploi élevée doivent être rapidement et facilement accessibles.

Les objets fragiles doivent être protégés.

Les standards de rangement ainsi que la description de l'état de référence doivent être formalisés.

Contrôler l'application des règles de rangement et les améliorer sans cesse.

Les critères de rangement sont :

• efficacité (minimiser le temps de recherche)

•    Sécurité (attention aux chutes et aux heurts)

•    Qualité (attention à la rouille, aux coups, aux mélanges de pièces)

Opération Tenir propre

•   Se fixer des priorités en localisant les endroits générateurs de salissures et difficiles à nettoyer.

•   Démarrer un processus de progrès permanent pour éliminer les sources de salissures : viser le zéro salissure.

•   Mettre en place des moyens pour ne pas salir (capots, goulottes, suppression des soufflettes, aspiration des fumées).

•   Consacrer du temps au nettoyage (au minimum 3 minutes / jour /personne, définir un planning de nettoyage, établir des gammes de nettoyage,...).

•    Etablir des standards de propreté et un état de référence.

•    Améliorer l'environnement (peinture, éclairage,...).

•    Simplifier le nettoyage.

•    Veiller à l'application effective des règles de nettoyage.

Opération standardiser

•    Se fixer des priorités en repérant les points à surveiller en particulier.

•    Décrire et visualiser les standards ou états de référence pour ces points

•    Rendre visibles les anomalies pour faciliter le contrôle :

o Propreté : renforcer l'éclairage, peindre dans des couleurs permettant un repérage immédiat des salissures

o Rangement : rendre visible l'absence d'un objet, rendre visible tout objet mal placé, en sur-stock,...

•   Pour que les règles soient respectées, il est préférable de les faire écrire et visualiser par les opérateurs eux-mêmes.

•    Visualiser très clairement ce qu'il ne faut pas faire.

Opération impliquer

•    Traiter les problèmes en fonction de leur apparition.

•    L'initiative vient du personnel.

•    Faire participer toutes les personnes concernées.

•    Créer des équipes multifonctionnelles.

•    Etre pragmatique et s'orienter vers l'action immédiate.

•    Rechercher la meilleure utilisation de l'existant. 

•    Communiquer visuellement sur l'avancement des projets.

•    Utiliser une méthodologie de résolution de problème commune.

•    L'amélioration est continuelle : pas un jour sans amélioration.

•    Quel que soit le niveau atteint, il est toujours possible de faire mieux.

•    Les améliorations sont conduites par le besoin du client (interne et externe).

•    Le processus est plus important que le résultat.

•    Appliquer le PDCA.

•   L'encadrement consacre du temps à écouter les suggestions et observer le processus d'étude de problème.

	IV.	Les domaines concernés
				Poste de travail
	Trier - Débarrasser				Pas d'objets inutiles, pièce cassée, objets divers, objets
					rouillées
	Ranger				Outils et objets identifiés (en fonction de la fréquence
					d'utilisation), rendre visible les manquants
	Nettoyer				Nettoyage régulier, contrôle et inspection
	Conserver en ordre				Éradiquer les causes de salissures, respecter les consignes
	et propre				de nettoyage, de rangement et de sécurité
	Impliquer /				Établir les procédures visuelles, fonctionnement des
					technologies par synoptique, assurer la visibilité des points
	Formaliser
					d'inspection
				Atelier
	Trier - Débarrasser			Pas d'en-cours excessifs
	Ranger			Emplacements définis pour les en-cours
	Nettoyer			Parties communes, toilettes, vestiaires
	Conserver en ordre			Eradiquer les causes de salissures, encours excessifs,
				respecter les consignes de nettoyage, de rangement et de
	et propre
				sécurité.
	Impliquer /			Afficher les plans d'action, les valeurs maxi de stock, les
				consignes de circulation et d'évacuation, les consignes de
	Formaliser
				sécurité
				Etablissement
	Trier - Débarrasser			La cour n'est pas encombrée
	Ranger			Allées tracées, signalétique claire
	Nettoyer			Vitres propres, toilettes impeccables
	Conserver en ordre			Eradiquer les causes de salissures, organiser le ramassage
	et propre			des poubelles
	Impliquer /			Afficher le planning des "5S", les horaires.
	Formaliser
				Bureau
	Trier - Débarrasser			Pas de documents périmés, les documents obsolètes
	Ranger			Documents et classeurs, identifiés, facile à trouver
	Nettoyer			Pas de salissure, environnement agréable (mobilier,
				vitres,...)
	Conserver en ordre			Eradiquer les causes de salissures, l'origine des poussières
	et propre
	Impliquer /			Le Respect des consignes, les procédures, l'affichage
	Formaliser
				Salle de réunion
	Trier - Débarrasser			Pas d'objet inutile
	Ranger			Mobilier et matériel
	Nettoyer			Aucune trace sur les sols, murs, tableaux
	Conserver en ordre			Procédures visuelles (matériels et consignes)

	et propre
	Impliquer /	Afficher le planning d'utilisation, les horaires, les règles de
	Formaliser	conduites des réunions, etc...
		Conclusion

La démarche appliquée avec méthodologie et rigueur permet de dégager des résultats visibles et chiffrables sur la propreté, l’environnement, l’ambiance en interne, l’image de marque de la société, la qualité mais aussi la sécurité.

Les 5S constitue aussi une démarche d’amélioration continue, le Kaizen. Kaizen signifie amélioration. C’est un état d’esprit que l’on met en place et que l’on fait vivre, par l’implication de l’ensemble du personnel.

Le cycle des 5S est évolutif, il suit le principe PDCA.

Le premier nettoyage sert à établir l’état des lieux. Cette phase concrète peut être exploitée pour planifier les action, fixer les objectifs avec les acteurs (= Plan). Les actions sont menées et les résultats vérifiés (= Check). On évalue alors l’écart entre ce que l’on constate et les objectifs (= Act). Ensuite, on redéfinit de nouvelles actions (= Plan) et c’est reparti !